GOBD: Verfahrensdokumentation der Buchhaltung
Angenommen Sie würden alle Belege per Post erhalten und verschicken, ein Buchführungsprogramm in einem Büro offline nutzen, alles nachvollziehbar in Ordner und Aktenschränke ablegen. In diesem Fall könnte sich der Betriebsprüfer (ein sachverständiger Dritter) in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung verschaffen.
Da jedes Unternehmen aber auch auf elektronischem Weg Belege erhält und versendet, ist es möglich digitale Belege an verschiedenen Eingabeorten zu erfassen und abzulegen. So ist es für einen Betriebsprüfer fast unmöglich, nachzuvollziehen, wie die Buchführung organisiert ist.
Aus diesem Grund wurden die GoBD veröffentlicht, (Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form wie zum Datenzugriff). Demnach müssen Unternehmen zum Beispiel seit dem 1.1.2020 eine eigene Verfahrensdokumentation vorweisen. Eine Beschreibung der Buchführung, die es einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ermöglicht, trotz Digitalisierung und Automatisierung einen Überblick zu verschaffen. Das Unternehmen ist verpflichtet, trotz der neuen technischen Möglichkeiten, immer darauf zu achten, dass jeder Geschäftsvorfall nachvollziehbar und verständlich bleibt, dass Unterlagen leicht zu finden sind und nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben.
Beispiel:
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gleicht einem Prozess. Sowie Sie die Vorgehensweise festhalten, erkennen Sie wo es zu Mehrfacharbeiten kommt, ob es doppelte und dreifache Ablageorte gibt und wie oft vom gleichen Sachverhalt Dokumentation geführt werden. Aus diesen Erkenntnissen, können Sie die Abläufe nach und nach optimieren und komprimieren.Diese neu geschaffene Transparenz dient nicht nur dem Betriebsprüfer, sondern auch der Geschäftsleitung und Mitarbeitern in diesem Bereich. Dann weiß jeder wo die Belege sind, im Ordner im Aktenschrank, in Form einer Datei auf der Festplatte oder in der Cloud. Schnittstellen, die Fehler verursachen, können abgesichert werden und die Installation von sinnvollen Prüfabläufen, bewahrt die Qualität.
Der Aufwand für diese Verfahrungsdokumentation ist abhängig von Ihrer aktuellen Organisation. Je mehr Stationen die Belege durchlaufen, je mehr Kopien es gibt und je mehr Vermischung es von buchführungsrelevanten und sonstigen Unterlagen und Aufzeichnungen es gibt, umso mehr müssen Sie erklären. D.h. umgekehrt, Sie sparen viel Schreiberei, wenn Sie die Abläufe optimieren.
Es gibt viele Muster-Verfahrensdokumentation, sie sind als Vorlage gedacht, um Ihre Organisation in Sachen Buchführung und Belegablage zu beschreiben. Die Darstellungsform können Sie frei wählen, außerdem können Sie die Inhalte nach und nach an die Gegebenheiten anpassen, also nach und nach neue Versionen speichern.
Sicher hilft Ihnen Ihr Steuerberater gerne dabei. Die gesamten GoBD finden Sie im BMF Schreiben vom 28.11.2019 unter www.bundesfinanzministerium.de